Rond het project af
De jongeren hebben ongetwijfeld veel geleerd de afgelopen maanden. Je mag trots zijn op de groep! Leg vast wat ze hebben gedaan en zorg ervoor dat je het project goed afrondt.
Het eindverslag
Zorg ervoor dat je samen met de jongeren het Final Report, oftewel het eindverslag, maakt. Dit schrijven jullie om het project af te ronden en te verantwoorden richting het Nationaal Agentschap en de Europese Commissie. Het is vergelijkbaar met het aanvraagformulier, maar dan in de verleden tijd.
Het eindverslag schrijft de projectgroep gezamenlijk en is verplicht. Het is belangrijk dat de jongeren de vragen uitgebreid beantwoorden, om een goed beeld te schetsen van wat er allemaal is gedaan tijdens het project, waar de subidie aan is besteed en wat de jongeren hebben geleerd. Pas na goedkeuring van het eindverslag krijg je de overige 20% van het toegekende bedrag overgemaakt.
De Beneficiary Module
Het indienen van het eindverslag gebeurt in de Beneficiary Module (BM). Dit is de verplichte tool voor de administratie van een project van het European Solidarity Corps. Na het ontvangen van de getekende Grant Agreement hebben jullie hier toegang toe.
Er is ook een handleiding voor het gebruik van de Beneficiary Module. Let op: hier staan ook punten in die niet van toepassing zijn op Solidariteitsprojecten. Kijk dus alleen bij ESC30, dat is de code voor Solidariteitsprojecten.
Als je bent ingelogd in de Beneficiary Module, staan er verschillende tabbladen. Jullie voegen eerst alle deelnemers van de projectgroep toe (met hun PRN, net als bij de aanvraag), vullen dan de financiële gegevens in en klikken dan op ‘generate report’. Het eindverslag wordt dan automatisch gegenereerd.
Verplichte bijlagen
Alle leden van de projectgroep krijgen na de einddatum van het project een link toegestuurd via de mail met het verzoek om een Participant Report in te vullen. Dat is een online enquête vanuit de Europese Commissie met meerkeuzevragen, waarbij het gewaardeerd wordt als je ook af en toe een toelichting geeft. Deze Participant Reports moeten alle projectleden individueel invullen en als bijlage uploaden bij het eindverslag.
Als jullie coaching kosten aangevraagd en toegekend gekregen hebben, dan dienen jullie de inzet van de coach te verantwoorden door een overzicht van data, tijd en activiteiten te uploaden als bijlage bij het eindverslag. Let op: de naam én handtekening van de coach én de wettelijk vertegenwoordiger moet hierop staan. Uit jullie eindverslag moet ook duidelijk worden wat de jongeren van de coaching hebben geleerd.
Als jullie buitengewone kosten aangevraagd en toegekend gekregen hebben, dan dienen jullie deze uitgaven te verantwoorden door de bonnen en/of facturen te uploaden als bijlage bij het eindverslag. Alleen de daadwerkelijk gemaakte kosten worden namelijk vergoed.
Deadline
Het eindverslag moet uiterlijk 60 dagen na de einddatum van jullie project binnen zijn. Maar hoe sneller jullie het eindverslag indienen, des te eerder ontvangen jullie de laatste 20% van jullie subsidie.
Tip: Youthpass
Of jullie nu Youthpass als methode hebben gebruikt voor het reflecteren op de individuele leerprocessen of niet: na afloop van het project kan aan iedere uitvoerende deelnemer het Europese certificaat, de Youthpass, worden uitgereikt als erkenning van de leerervaringen die zijn opgedaan tijdens het project. Dit kan zowel voor de leden van de projectgroep, als de eventuele deelnemers aan de activiteiten van het project.
Vragen?
Heb je vragen over de afronding van het project? Neem contact met ons op.
